Vous trouverez dans cette rubrique les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
N'hésitez pas à nous contacter pour toutes demandes complémentaires.
A quoi correspond la numérotation des comptes débiteurs ?
La demande d’approbation et / ou d’ouverture de compte débiteur génère automatiquement chez CGA l’attribution d’une référence client. Lors de vos demandes, CGA vous propose d’indiquer votre propre numérotation client qui sera utilisée pour l’enregistrement de vos factures. A défaut de renseignement de votre part, le numéro CGA deviendra la référence utilisée, et vous devrez impérativement la reporter sur vos factures.
Comment calculer le montant d'une demande d'approbation ou de limite de financement ?
Le montant d’une demande d’approbation ou de limite de financement correspond à l’encours prévisionnel du débiteur. Il se détermine à partir du chiffre d’affaires prévu avec ce débiteur et du délai de règlement accordé.
Par exemple, vous réalisez un CA mensuel de 20 000 euros avec un client, auquel vous accordez des délais de règlement de 3 mois. L’encours prévisionnel avec ce client est de 60 000 euros (20 000 * 3).
Comment est constituée la quotité indisponible ?
La quotité indisponible est composée :
- de la rétention de financement, si votre contrat en prévoit une,
- des factures non financées, notamment lorsque l’encours débiteur est supérieur aux limites d’approbation et de financement accordées.
Comment fonctionne le compte courant ?
Au compte courant sont enregistrées toutes les opérations traitées dans le cadre du contrat d’affacturage :
- au crédit : les remises de factures, la diminution de la retenue de garantie ...
- au débit : les mises à disposition de fonds, l’augmentation de la retenue de garantie, les remises d’avoirs, les contre-passations, les commissions et autres frais ...
Comment se constitue et évolue la Retenue de Garantie ?
La retenue de garantie est directement liée à l’encours. Elle est alimentée par débit ou crédit du compte courant.
Par exemple, les paramètres de votre retenue de garantie sont les suivants :
- taux de constitution : 10 %
- montant contractuel : 15 %
- plancher : 2 000 euros
La phase de constitution s’effectue à chaque remise de créances.
Votre première remise s’élève à 10 000 euros -> montant de la RDG prélevée : 10 000 * 10% = 1 000 euros
Votre deuxième remise s’élève à 10 000 euros -> montant de la RDG prélevée : (10 000 + 10 000) * 10 % = 2 000 euros
Une fois le plancher atteint, le montant contractuel s’applique sur la totalité de l’encours, sans
descendre en-dessous du plancher.
Votre troisième remise s’élève à 7 500 euros -> RDG totale = (10 000 + 10 000 + 7 500) * 15% = 4 125 euros
Règlements reçus sur votre compte : 15 000 euros -> l’encours est de : (10 000 + 10 000 + 7 500) – 15 000 = 12 500 euros,
et la RDG de 2 000 euros, soit le montant du plancher.
Comment traiter les litiges ?
Dès que vous avez connaissance d’un litige par CGA (réception de l’avis de litige) ou par votre débiteur, vous devez dans les 30 jours, et au plus tard à la date indiquée sur l’avis de litige, résoudre la contestation, obtenir un accord de paiement du débiteur en faveur de CGA, et informer CGA de la suite que vous lui donnez. Sans réponse de votre part à l’issue du délai imparti, CGA contre-passe la créance (c’est à dire qu’elle vous est restituée).
Quand pouvez-vous remettre vos premières factures ?
La première étape pour démarrer votre contrat est d’ouvrir vos comptes débiteurs en effectuant vos demandes d’approbation ou de limite de financement. Dès que vos comptes débiteurs sont ouverts et que vous avez obtenu une réponse à vos demandes d’approbation, CGA peut enregistrer les factures que vous lui transmettez.
Que faire en cas de réception d'un règlement adressé directement à votre entreprise ?
Les règlements de factures transmises à CGA que vos débiteurs vous adressent directement doivent, dans les plus brefs délais, être restitués à CGA.
Pour ce faire, vous envoyez les chèques et effets à CGA en les isolant du reste de votre courrier en les regroupant dans une enveloppe séparée adressée « à l’attention du centre de paiement », et vous nous transférez les virements par virement également.
En parallèle, vous envoyez un courrier à votre client en lui rappelant que ses règlements sont à effectuer en faveur de CGA.
Quelles sont les mentions à faire figurer sur une facture ?
Outre les mentions légales obligatoires, chaque facture ou avoir doit comporter les indications suivantes :
· La référence du débiteur,
· La devise de facturation,
· Les rabais ou ristournes,
· La date d’échéance complète : jour / mois / année,
· Les modalités de règlement,
· Le numéro de TVA intra-communautaire (pour les factures export vers la CE).
Ces éléments accompagnés de la clause de paiement en faveur de CGA permettront de limiter les risques de contestation.
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